Materi Bab 6 : Perencanaan pesan-pesan Bisnis
6.1
Penentuan
Proses Komposisi
Proses
komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat
dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.
Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat dan menentukan bentuk
aransemen dan personil kelompok yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian
mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang
diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus dan mudah
dicerna para penggemarnya. Demikian halnya dengan proses komposisi untuk
pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu
perencanaan, pengorganisasian dan revisi.
1.
Perencanaan
Dalam
fase perencanaan (planning phase) dirancang hal-hal yang cukup mendasar seperti
maksud atau tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok
(main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang akan
digunakan untuk menyampaikan pesan. Disamping itu, intonasi juga perlu diatur,
apakah melemah, medatar atau meninggi. Yang terpenting adalah menyiasati
situasi yang ada sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai. Pada
dasarnya proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu diperhatikan
yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens dan memilih saluran dan media
komunikasi yang akan digunakan.
2.
Pengorganisasian
Setelah tahap
perencanaan, tahap berikutnya adalah mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya
dituangkan dalam bentuk draf. Proses ini dimulai dengan merangkai kata,
kalimat, paragraf dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide
pokok bahasannya. Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan
atau pengaturan kata-kata. Kalimat dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami,
dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3.
Revisi
Setelah
ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat maupun paragraf, perhatikan apakah
kata-kata, kalimat dan paragraf tersebut telah di ekspresikan dengan benar.
Seluruh maksud dan isi pesan harus di telaah kembali dari sisi substansi pesan
yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang
digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau ternyata belum sesuai,
perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi atau perbaikan-perbaikan
seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai
seefektif mungkin.
6.2
Penentuan
Tujuan
Tahap
pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau
tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin menjaga nama baik di
hadapan audiens, sekaligus menghasilkan yang terbaik bagi organisasinya. Untuk
dapat melakukan hal itu yang pertama harus dilakukan adalah menentukan tujuan
yang jelas dan dapat di ukur sesuai dengan tujuan organisasi, yaitu :
1.
Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan
yang jelas akan membantu mengarahkan mencapai tujuan yang dikehendaki. Dengan
tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan
keputusan yang mencangkup :
a)
Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan
pesan pikirkan terlebih dahulu apakah pesan yang akan di sampaikan benar benar
diperlukan atau tidak.
b)
Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara
terbaik menanggapi audiens komunikator perlu mempertimbangkan motif motif
mereka. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka
inginkan bila harapan mereka tidak sesuai / sejalan
c)
Keputusan untuk memutuskan isi pesan
Menetapkan tujuan akan
membantu memusatkan isi pesan, bila informasi yang tidak penting dimasukkan
kedalam pesan pesan yang akan disampaikan, inti pesan dan waktu pun akan
terbuang percuma.
d)
Keputusan untuk menetapkan media yang akan
digunakan
Penentuan saluran atau
media yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan sangat bergantung pada
tujuan yang dikehendaki. Media yang digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
2.
Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum ada tiga
tujuan komunikasi bisnis, yaitu :
a.
Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam
komunuikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan bisnia
kepada pihak lain. Media informasi yang akan dipilih juga sangat bergantung
pada kebijakan perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan internal
perusahaan.
b.
Melakukan Persuasi
Tujuan kedua dalam
komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang
disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.
c.
Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dengan
melakukan kolaborasi atau kerjasama antara seseorang dengan orang lain, cara
ini dapat dengan mudah melakukan kerja sama dengan perusahaan domestik atau
perusahaan asing.
3.
Cara Menguji Tujuan
Pengujian tujua dapat
dilakukan dengan pertanyaan sebagai berikut :
1)
Apakah Tujuan Tersebut Realistik ?
Tujuan yang akan di
sampaikan hendaknya realistik, yaitu ide ide atau gagasan yang hendak
disampaikan dapat sesuai dengan kemampuan yang ada
2)
Apakah Waktunya Tepat ?
Dalam menyampaikan suatu
ide atau gagasan hendaknya dipertimbangkan masalah ketetapan waktu
3)
Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah
Tepat ?
Pesan yang disampaikan
oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih
dapat diterima dari pada bila disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.
4)
Apakah Tujuanya Selaras Dengan Tujuan
Organisasi Perusahaan ?
Tujuan penyesuaian suatu
pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisai secara keseluruhan.
6.3
Analisis
Audience
Bila
suatu komunikasi telah memiliki maksud
dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang
akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka, dan apa
yang mereka ketahui? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut merupakan
informasi yang sangat berharga, yang akan mepengaruhi cakupan materi yang
diberikan pada audiens dan cara mengatasi audiens.
1.
Cara Mengembangkan Profil Audiens
Mengembangkan
suatu profil audiens boleh dikatakan gampang-gampang susah. Gampang, jika lawan
komunikasi adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik. Penentuan profil
audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena yang menjadi
audiens adalah orang-orang yang sudah dikenal dengan baik. Akan tetapi,
semuanya akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang
sama sekali belum dikenal, komunikator tidak pernah mendengar nama mereka, dan
tidak pernah bertatap muka dengan mereka. Dalam kasus ini, komunikator perlu
melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
a.
Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens
Audiens
dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda dengan
audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik
komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan
disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya
kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian
dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens yang jumlahnya
besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya
pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. Semakin banyak audiens,
semakin beragam pula pendidikan, status,dan sikap mereka. Jumlah audiens yang
besar juga mudah menimbulkan kesemrautan (kekacauan) dan sulit dikendalikan.
Oleh karena itu, komunikator harus mencari sesuatu yang dapat mengikat mereka
bersama-sama. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik
perhatian audiens yang jumlahnya besar ini.
b.
Siapa Audiensnya
Bila
audiens yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi
siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
Biasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki
status organisasi tinggi. Namun, bisa jadi seseorang yang posisinya rendah
karena kelebihannya dalam satu atau dua bidang tertentu, memegang posisi kunci
dalam materi yang disampaikan.
c.
Reaksi Audiens
Setelah
mengetahui siapa yang akan menjadi audiens, perlu diketahui (diantisipasi)
reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebut. Jika komposisi audiens
adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi
sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena
jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.
d.
Tingkat Pemahaman Audiens
Ketiga
menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan,
usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens
memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu
seberapa jauh audiens tersebut harus dididik. Secara umum, usahakan agar anda
tidak terlalu menggurui. Kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan, dan kurang
tertarik pada kesan yang disampaikan.
e.
Hubungan Komunikator dengan Audiens
Jika
komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan
penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan
dan menyimak pembicaraannya sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
Struktur pesan-pesan yang akan disampaikan dan nada suara komunikator saat
menyampaikan pesan dapat menunjukan tingkat hubungan komunikator dengan
audiens. Nada suara (intonasi)saat berbicara dengan orang yang sudah dikenal
tentu berbeda dengan saat berbicara dengan orang yang baru dikenal.
2.
Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan
Informasi
Kunci
Komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens,
dan selanjutnya berusaha berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap
yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu :
a.
Temukan/Cari Apa yang diinginkan oleh
Audiens
Untuk dapat memenuhi
kebutuhan audiens akan informasi, komunikator harus dapat menemukan apa yang
ingin mereka ketahui dan segara memberikan informasi yang diminta. Jangan
ditunda-tunda
b.
Antisipasi Pertanyaan yang Tidak
Diungkapkan
Setelah memberikan
informasi yang diinginkan, berikan tambahan informasi yang mungkin sangat
membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.
c.
Berikan Semua Informasi Yang Diperlukan
Usahakan agar semua
informasi penting yang diminta oleh audiens tidak ada yang terlewatkan. Dengan
kata lain, informasi-informasi penting telah tercakup dalam peran yang
diberikan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada
audiens. Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens benar-benar telah
sesuai dengan yang Anda kirimkan.
d.
Pastikan bahwa Informasinya Akurat
Informasi yang
disampaikan kepada audiens hendaklah informasi yang benar-benar akurat dan
dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jangan memberikan informasi yang
salah kepada audiens. Kalau secara tidak sengaja atau terjadi kekhilafan dalam
menyampaikan informasi, komunikator harus segera mungkin membetulkannya dan
mohon maaf atas kekhilafan yang dilakukan.
e.
Tekankan Ide-Ide yang paling Menarik bagi
Audiens
Cobalah untuk menemukan
hal penting yang sangat menarik bagi para audiens. Selanjutnya, berikan
perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut. Apabila hal
tersebut dapat dilakukan dengan baik, bearti komunikator telah berhasil
memberikan suatu kepuasan yang tidak terhingga kepada audiensnya.
3.
Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional
Audiens
Beberapa
jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka.
Akan tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/kendala. Hal
ini disebabkan oleh adanya kecnderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah
sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah
satu caranya adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga
informasi yang disampaikan dapat menerima audiens dengan mudah.
Pendekatan
yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
rasional. Contoh, jika seorang pemohon pinjaman harus mengurangi jumlah
pinjaman yang telah ada sebelum menambah pinjaman baru yang lebih besar,
komunikator dapat menggunakan argumentasi sebab-akibat untuk menjelaskan bahwa
penambahan jumlah pinjaman akan sangat berbahaya bagi kepercayaan yang telah
diberikan sekarang ini.
Meskipun
pendekatan dengan menggunakan argumentasi merupakan cara yang baik untuk
menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.
Sebagai contoh, dalam usaha untuk menjual suatu produk, dapat ditekankan kepada
calon pembeli bahwa produk tersebut dapat meningkatkan status atau gengsi
pembeli dimata masyarakat. Produk-produk yang meningkatkan stastus sosial dalam
masyarakat, antara lain telepon seluler (telepon genggam ), radio pager,
mobil-mobil mewah, sepeda motor ber-CC tinggi, PC Multimedia (CD-ROM, radio FM,
CD-Music TV, modern dalam PC), lukisan klasik, peralatan golf, dan batik motif
produksi perusahaan batik ternama.
6.4
Penentuan
Ide Pokok
Setelah
menganalisis tujuan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan
bisnis akan bermuara pada tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal
selain ide pokok hanyalah merupakan ide-ide pendukung (suppoting idea). Topik
dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang
luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh
audiens. Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang
diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/ maksud pengirim
pesan dengan tujuan mereka. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok
mungkin jelas. Namun, dalam surat kompleks, menentukan ide pokok merupakan tugas yang tidak mudah. Sebelum
dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus di indentifikasikan
terlebih dahulu.
1.
Teknik Curah Pendapat
Untuk
dapat mengindentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman.
Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat (brainstorming) yang
memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari bagian kemungkinan, menguji
berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fak yang ada.
Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain.
a. Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan
yang disampaikan. Fokuskan pada alas an berkomunikasi, butir utama nada,
rasionalitas, dan impikasi bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti dan
berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan
mudah.
b. Random List
Dengan pendekatan random list, untuk dapat menemukan ide
pokok anda perlu menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas
kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu dengan ide
yang lain. Bagilah mereka ke dalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting
dan yang tidak penting.
c. CFR (Conclusions, Findings,
Recommendations) Worksheet
Jika subjeknya mencakup
pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberkan.
Sebagai suatu contoh , penelitian menemukan bahwa merosotnya penjualan
disebabkan oleh masalah kebijakan penentuan harga. Oleh karena itu, rekomendasi
kepada pihak manajemen berisi anjuran untuk menurunkan harga produk.
d. Journalistic Approach
Pendekan jurnalistik
memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban
terhadap pertanyaan siapa (who), apa
(what), kapan (when), di mana (where),
dan bagaimana (how), akan dapat
menjelaskan ide pokok presentasi.
e. Question and Answer Chain
Barangkali pendekatan
yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Coba tanyakan
pada diri sendiri apa pertanyaan pokok audiens anda ? Apa yang diinginkan
audiens? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apa
pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut. Apa petanyaan tambahan yang mungkin
muncul ? Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide
pokoknya dapat ditemukan.
2.
Pembatasan Cakupan
Secara
umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini juga dapat membangkitkan rasa
hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang
kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens
yang hadir terdiri atas orang yang skeptis atau orang yang tidak dikenal
sebelumnya. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang
tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan. Yang lebih
penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah di mengerti dan
diterima oleh audiens.
6.5
Seleksi
Saluran dan Media
Peran-peran
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan (oral),
dan tertulis (written). Pilihan mendasar antara
berbicara atau menulis bergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, dan
karateristik dari kedua saluran komunikasi
tersebuut.
1.
Komunikasi Lisan
Salah
satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral
communications) adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Saluran ini
digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan
permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya
yang ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang disajikan adalah
informasi kontrovesional, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa
isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang akan
disampaikan. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang
atau lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok
kecil (diskusi kelompok), seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal,
dan presentasi penting lainnya.
Pada
umumnya, semakin sedikit sejumlah audiens, semakin baik interaksi di antara
mereka. Jika komunikasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecah
masalah, saluran yang dipergunakan kea rah audiens yang kecil atau sedikit
seharusnya media lisan. Program yang relative informal dan tidak terstruktur
memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas. Presentasi formal, dengan
jumlah audiens yang lebih besar, seperti konvesi penjualan, rapat para pemegang
saham, presentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial
penganugerahan produk-produk unggulan atau terlaris, sering kali diadakan di
auditorium.
Alat
bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan slide show sering kali digunakan untuk
memberikan daya tarik bagi suatu presentasi. Karena tidak mudahnya
mengoordinasi semua efek audiovisual, presentasi seperti ini harus direncanakan
dengan sebaik-baiknya.
2.
Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan
tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal,
dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (written communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan
untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Suatu format tulidsn
diperlukan, jika informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan
permanen untuk referensi dimasa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan
menyebar.
Dalam
memilih saluran dan media berkomunikasi
perlu dipertimbangkan tingakat kepentingannya, formalitas, kompleksitas,
tingkat kerahasiannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.
Kapan sebaiknya seseorang emilih komunikasi lisan atau tertulis dapat pada
tabel berikut:
|
Komunikasi Lisan
|
Komunikasi Tertulis
|
|
·
Anda menginginkan umpan balik
segera dari audiens.
·
Pesan anda relative sederhana dan
mudah diterima.
·
Anda tidak memerlukan catatan
permanen.
·
Anda dapat mengumpulkan audiens
lebih mudah atau ekonomis.
·
Anda menginginkan interaksi dalam
memecahkan masalah.
|
·
Anda tidak memerlukan umpan balik
segera.
·
Pesan anda sangat rinci, kompleks,
dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
·
Anda memerlukan catatan permanen.
·
Anda ingin mencapai audiens yang
luas.
·
Anda ingin meminimisasi dialorsi
penyampaian pesan.
|
|
Media Komunikasi Lisan
|
Media Komunikasi
Tertulis
|
|
·
Percakapan secara langsung, pidato,
pertemuan-pertemuan.
·
Telepon dan surat suara (voice mail)
·
VOIP (Voice Over Internet Protocols)
·
Audiotape dan videotape
·
Telekonferensi dan Koforensi video
|
·
Surat-surat, memo, proposal
·
Email
·
Surat regular dan khusus
·
Facsimile
|
Materi Bab 7 : Pengorganisasian dan Revisi
pesan-pesan Bisnis
7.1 Pengorganisasian Melalui Outline
Pada
dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua tahapan
proses, yaitu tahap mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide serta tahap
menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara
hati-hati.
1.
Tahap Mendefinisikan dan Mengelompokkan
Ide-Ide
Memutuskan
apa yang perlu dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh
setiap komunikator. Jika materinya lemah, tidak memiliki gaya yang menarik,
maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, pembaca akan
menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai.
Apakah Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan
setebal ratusan halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya.
Semakin panjang dan kompleks pesan-pesan bisnis yang disampaikan, semakin
penting pula tahap pertama ini.
Apabila
Anda menyusun pesan-pesan bisnis yang panjang dan kompleks, maka mempersiapkan
outline menjadi sangat diperlukan dan penting artinya. Mengapa demikian? Karena
dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara
bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, penyusunan
pesan-pesan bisnis dalam bentuk outline juga akan menuntun Anda
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif
juga membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide yang ingin
disampaikan. Hal itu akan membuat pembaca mengerti dan memahami pola pemikiran
Anda.
Susunan
outline, secara garis besar, dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu:
a.
Mulailah dengan Ide Pokok (Main Idea)
Ide
pokok akan membantu Anda menetapkan
tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dapat dirangkum menjadi
dua hal, yaitu: apa yang Anda inginkan terhadap pembaca untuk melakukan atau
memikirkannya dan apa alasan mendasar mereka untuk melakukan atau memikirnya.
Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
b.
Menentukan Ide-ide Pendukung yang Penting
Setelah
menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap berikutnya adalah
menyusun ide-ide yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut. Sebagai contoh, seorang manajer pemasaran
yang akan menyusun laporan penjualan tahun 2002-2004, ia perlu mempersiapkan
data pendukung penjualan yang diperoleh dari berbagai kantor perwakilan atau
kantor cabang yang tersebar di berbagai wilayah di tanah air untuk kurun waktu
tida tahun tersebut.
c.
Memberikan Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap
terakhir dalam penyusunan outline adalah memberikan ilustrasi dengan
mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang
dapat disajikan, outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.
Ide-ide
pokok, ide-ide pendukung yang penting, dan ilustrasi bukti-bukti dapat
digambarkan dalam sebuah bagan berikut:
2.
Menentukan Urutan Ide-Ide dengan
Perencanaan Organisasional
Setelah
mendefinisikan dan mengelompokkan ide, langkah selanjutnya adalah menentukan
urutan ide-ide (pesan) dengan perencanaan organisasional. Untuk dapat
menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:
a.
Pendekatan Langsung (Direct Approach)
Pendekatan
langsung sering disebut dengan istilah pendekatan deduktif (deductive
approach). Ide pokok pesan-pesan bisnis ditempatkan pada bagian pembuka atau
awal, kemudiaan diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya. Pendekatan ini
digunakan bila reaksi yang diekspektasikan dari si penerima pesan cenderung
positif atau menyenangkan. Sebagai contoh, dalam situasi pimpinan perusahaan
menyampaikan penghargaan bagi karyawan yang berprestasi, memberikan promosi
jabatan, atau memberikan insentif finansial (bonus) bagi karyawan.
b.
Pendekatan Tidak Langsung (Indirect
Approach)
Pendekatan
tidak langsung sering disebut dengan istilah pendekatan induktif (inductive
approach). Pendekatan ini kebalikan dari pendekatan langsung. Bukti-bukti
pendukung disampaikan di bagian pembuka, kemudian diikuti oleh ide pokoknya.
Pendekatan ini digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis yang cenderung
memberikan dampak kurang menyenangkan (negatif) bagi penerima pesan. Sebagai
contoh, surat penolakan pengajuan kredit, surat pemutusan hubungan kerja (PHK),
surat pemberian sanksi kerja, atau surat penolakan kerja.
Kedua
pendekatan organisasional tersebut dapat diterapkan unutk menyampaikan
pesan-pesan bisnis singkat (memo dan surat) dan pesan-pesan formal yang panjang
(laporan, proposal atau usulan, dan presentasi). Dalam memutuskan pendekatan
organisasional mana yang akan dipakai, Anda harus menganalisis reaksi penerima
pesan terhadap maksud dan tujuan dari pesan-pesan yang Anda sampaikan.
Secara
umum, pendekatan langsung lebih baik digunakan jika sekiranya penerima pesan
mempunyai hasrat, tertarik, senang atau netral terhadap pesan-pesan bisnis yang
akan disampaikan. Jika ada kemungkinan mereka menolak pesan-pesan bisnis yang
Anda sampaikan, tidak senang, tidak tertarik, atau acuh tak acuh, lebih baik
menggunakan pendekatan tidak langsung.
Setelah
menganalisis kemungkinan reaksi penerima pesan dan memilih satu pendekatan
umum, Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok. Rencana
organisasional itu sebagai berikut:
a)
Direct Request
Pada
dasarnya, penulisan direct request
(permintaan langsung) merupakan suatu bentuk permintaan atau permohonan yang
memerlukan penanganan segera kepada pihak lain. Penulisan direct request dapat berbentuk surat atau memo. Sebagai contoh,
jika seseorang tertarik untuk mengetahui suatu produk baru dengan lebih detail,
seperti karakteristik produk, harga, cara pembayaran, manfaat, cara
menggunakan, dan cara memelihara, maka orang tersebut dapat membuat surat
permintaan langsung. Dengan kata lain, apabila seseorang tertarik atau memiliki
keinginan yang sangat kuat untuk mengetahui informasi tertentu, maka ia dapat
menggunakan permintaan langsung (direct
request). Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena
penyampaiannya langsung pada ide yang dituju.
b)
Pesan-pesan Rutin, Good News, atau
Goodwill
Dalam
dunia bisnis, pesan-pesan bisnis yang rutin mencakup semua bentuk kegiatan
tulis-menulis yang biasa dilakukan sehari-hari, misalnya mempersiapkan surat
pengantar pengiriman produk, surat penawaran produk baru, surat pembelian bahan
baku, dan surat tugas karyawan. Sementara itu, pesan-pesan bisnis yang
dampaknya dapat menyenangkan pihak lain disebut dengan good news (berita yang menyenangkan). Sebagai contoh, pengumuman
promosi jabatan, pemberian insentif, bonus gaji, dan perolehan penghargaan atau
pengakuan standardisasi produk secara nasional. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan pendekatan langsung.
c)
Pesan-pesan Bad News
Pesan-pesan
bisnis tertulis yang memberikan kesan negatif atau mengecewakan pihak lain
sering disebut sebagai bad news
(berita tidak menyenangkan). Yang termasuk bad
news, antara lain berita penolakan lamaran kerja, penolakan kredit,
pemutusan hubungan kerja, dan penurunan pangkat atau jabatan.
Pendekatan
yang digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis yang tidak menyenangkan
adalah pendekatan tidak langsung. Diawali dengan pernyataan yang bersifat
netral, lalu diikuti dengan alasan-alasan mengapa bad news muncul. Selanjutnya, pada bagian pertengahan, dinyatakan
secara tegas dan jelas tentang pernyataan bad
news tersebut.
d)
Pesan-pesan Persuasi
Bila
kemungkinan pembaca tidak tertarik terhadap pesan-pesan bisnis yang
disampaikan, pesan-pesan persuai (persuasive messages) dapat digunakan. Dengan
demikian, pendekatan yang digunakan adalah pendekatan tidak langsung. Berbagai
kegiatan yang menggunakan pendekatan tidak langsung, antara lain kegiatan
menawarkan prdoduk baru, melakukan penagihan pinjaman, dan melakukan negosiasi.
Secara
umum, pesan-pesan bisnis singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat
dasar rencana organisasional tersebut. Tetapi, untuk pesan-pesan bisnis yang
lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih
kompleks dalam menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tersebut dapat
dibedakan dalam dua kelompok, yaitu informasional dan analitikal.
Untuk
jenis laporan dan presentasi dapat menggunakan pola yang paling mudah yaitu
informasional yang hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan.
Yang termasuk kategori informasional, antara lain instruksi operasi, laporan
status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.
Pesan-pesan informasional yang panjang jelas memiliki ide pokok (main idea) yang selanjutnya dikembangkan
dalam ide-ide pendukung yang disusun secara kronologis, geografis, atau tingkat
pentingnya.
Presentasi
analitikal (secara analitis) didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu. Dengan
demikian, pola ini jauh lebih sulit. Jika tujuan Anda adalah melakukan
kolaborasi dengan penerima pesan dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan
persuasi untuk suatu tindakan tertentu, Anda harus memilih rencana
organisasional yang memberikan argumen logis.
Empat
Rencana Organi sasional untuk Pesan – Pesan Singkat
7.2 Pemilihan Kata yang Tepat
Pemilihan
kata merupakan cara memilih kata-kata yang digunakan untuk mencurahkan ide atau
pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat dapat
dengan mudah dimengerti, Anda harus memilih kata-kata yang tepat dengan
sebaik-baiknya
Dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnis, peranan kata penting artinya. Penggunaan
kata-kata yang tidak tepat dapat membuang-buang waktu, dan penyampaian waktu
dan tujuan pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai, perlu diperhatikan
beberapa hal berikut:
1.
Memilih Kata-kata yang Familiar
Dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal,
kata-kata yang umum, kata-kata yang lazim digunakan, sehingga mudah dipahami
oleh penerima pesan. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang hanya
membuat bingung penerima pesan. Oleh karena itu, diperlukan suatu analisis yang
berkaitan dengan latar belakang pendidikan, budaya, dan pengalaman penerima
pesan. Pemahaman yang baik terhadap latar belakang mereka akan memberikan
pengaruh yang baik dalam proses penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada akhirnya,
dengan pemahaman yang baik atas latar belakang penerima pesan, diharapkan
penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat mudah dipahami dengan baik.
2.
Memilih Kata-kata yang Singkat
Selain
memilih kata-kata yang sudah dikenal, Anda juga perlu menggunakan kata-kata
yang singkat dan tepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Penggunaan
kata-kata semacam itu, selain efisien juga mudah dipahami oleh pembaca.
Meskipun pemilihan kata yang singkat dan tepat diperlukan, harus tetap
diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. Misalnya,
penggunaan kata sapaan Bapak, Ibu,
Saudara, dan Anda hendaknya juga
digunakan secara tepat sesuai dengan pangkat dan kedudukan penerima pesan
tersebut. Sebagai contoh, seseorang mengirimkan surat kepada orang yang lebih
tua, maka sebaiknya menggunakan kata sapaan Bapak
atau Ibu, dan hindari penggunaan kata
Anda. Pemilihan dan penggunaan kata
yang tepat dalam korespondensi bisnis merupakan salah satu bentuk dari kearifan
dan kedewasaan berpikir seseorang.
3.
Memilih Kata-kata yang Bermakna Tunggal
Kata-kata
yang memiliki makna lebih dari satu sebaiknya dihindari dalam penyampaian
pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut dapat mengakibatkan
terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibatnya, ada kemungkinan tidak
tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis. Untuk menghindari penafsiran
yang bermacam-macam itu, sebisa mungkin gunakan kata yang memiliki makna yang
jelas dan tegas. Selain itu, perlu juga melihat bagaimana kata tersebut
digunakan dalam konteks bahasan tertentu dan budaya disuatu wilayah tertentu.
Ingat, ada kalanya kata tertentu di suatu wilayah bermkana positif (baik),
namun di wilayah lain bermakna negatif (kurang baik atau tidak sopan).
7.3 Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat
merupakan sarana untuk menyampaikan pesan-pesan (bisnis) kepada orang lain.
Kalimat dapat ditujukan untuk memanggil, memarahi, menasihati, menyuruh,
memperingatkan seseorang, mengemukakan pendapat, atau mengumumkan sesuatu. Agar
pesan yang disampaikan dapat dengan mudah dimengerti, kalimat harus disusun
secara efektif.
Apa
yang dimaksud kalimat efektif (effective sentence)? Kalimat efektif merupakan
bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun agar memiliki daya
informasi yang tepat dan baik.
Dalam
menyusun suatu kalimat, perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Setiap kalimat, paling tidak terdiri atas
subjek dan predikat. Setiap subjek dalam suatu kalimat akan menjawab pertanyaan
“siapa” atau “apa” yang melakukan “kata kerja (predikat)”. Subjek merupakan
topik suatu bahasan dan biasanya berupa kata benda.
Bagaimana
subjek suatu kalimat dapat dikenali? Untuk dapat mengenali subjek suatu
kalimat, jawablah pertanyaan “siapa” atau “apa” yang dibicarakan oleh predikat.
Sebagai contoh sederhana adalah sebagai berikut:
·
Johni Mathis melakukan tur musik ke
beberapa kota besar di Amerika Serikat
·
Pada tanggal 26 Desember 2004, daerah
Nangroe Aceh Darussalam (NAD) dan Sumatera Utara dilanda gempa bumi tektonik
berkekuatan 6,9 skala Richter.
Siapa
yang melakukan tur musik ke beberapa kota besar di Amerika Serikat? Apa yang melanda
Nangroe Aceh Darussalam dan Sumatera Utara? Jawaban atas kedua pertanyaan
tersebut merupakan sebuah kalimat. Jadi , Johni
Mathis dan gempa bumi adalah subjek kalimat di atas.
Predikat,
biasanya kata kerja , berkaitan erat dengan subjeknya. Predikat menjelaskan apa
yang dilakukan subjek. Bagaimana Anda dapat mengenali predikat? Anda dapat
mengenali predikat dengan cara menempatkan pertanyaan “melakukan apa” setelah
subjek.
·
Freddy Purnomo membeli pasta gigi di Toko
Pojok.
·
Seorang polisi menanhgkap pencuri kambing.
Freddy
Purnomo melakukan kegiatan apa? Seorang polisis melakukan kegiatan apa? Jawaban
atas kedua pertanyaan itu merupakan predikat dalam kalimat tersebut. Kedua kata
tersebut, membeli dan menangkap, adalah kata kerja, yaitu
suatu kata yang melakukan tindakan (action).
Selain
subjek dan predikat , suatu kalimat dapat dilengkapi dengan pelengkap (complements) yang akan memperjelas arti
kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap, antara lain objek langsung, Anda
dapat menempatkan pertanyaan “siapa” atau “apa” setelah kata kerja. Contohnya
adalah sebagai berikut:
·
Jama Mirdad menerima piala Citra
·
Sumaryono terpilih sebagai ketua Karang
Taruna
Jamal
Mirdad menerima apa? Sumaryono terpilih sebagai apa? Jawaban terhadap kedua
pertanyaan tersebut, merupakan objek langsung.
Bagaimana
dengan objek tidak langsung? Objek tidak langsung adalah kata benda yang
menjelaskan “untuk siapa” atau “apa” kegiatan yang dilakukan oleh kata kerja.
Contohnya adalah sebagai berikut:
·
Ia menulis surat untuk Johny.
·
Majikan memberi bingkisan kepada karyawan.
Ia
menulis surat untuk siapa? Majikan memberi bingkisan kepada siapa? Jawaban
terhadap kedua pertanyaan tersebut merupakan objek tidak langsung.
Untuk
membuat kalimat yang efektif, perlu dipahami pengelompokkan kalimat dan cara
mengembangkan paragraf. Berikut ini disajikan penjelasan lebih rinci tentang
pengelompokkan kalimat dan pengembangan suatu paragraf.
1.
Tiga Jenis Kalimat
a.
Kalimat Sederhana
Kalimat
sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun, tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek, baik langsung maupun
tidak langsung.
Contoh:
·
Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di
toko buku Berkah kemarin.
·
Andi mengirim pesanan buku ke konsumen.
b.
Kalimat Majemuk
Kalimat
majemuk berisi dua atau lebih khusus bebas (independent)
dan tidak mempunyai klausa terikat (dependen).
Klausa bebas merupakan anak kalimat yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai
pengertian yang utuh, sedangkan klausa terikat adalah anak kalimat yang tidak
dapat berdiri sendiri karena tidak
memiliki pengertian yang utuh. Klausa-klausa dalam kalimat majemuk dihubungkan
dengan kata penghubung, seperti dan, tetapi, atau.
Contoh:
·
Adik membeli kertas dan kakak membeli
baju.
·
Omzet penjualan buku meningkat 10 persen,
tetapi keuntungan perusahaan menurun 15 persen.
c.
Kalimat Kompleks
Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa bebas (independent) dan satu atau lebih klausa
terikat (dependent).
Contoh:
·
Meskipun gaji tidak naik, para pegawai
bekerja sebagaimana mestinya.
·
Karena tuntutan kenaikan gaji tidak
dihiraukan oleh majikan, karyawan melakukan unjuk ke gedung DPR.
Dalam
penyusunan suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat yang paling cocok dengan ide
yang anda miliki. Jika Anda mempunyai dua buah ide yang memiliki tingkat
kepentingan yang sama, Anda dapat memilih kalimat majemukatau penggabungan
kedua kalimat sederhana. Namun, jika salah satu ide memilki tingkat kepentingan
yang lebih rendah ketimbang yang lain, Anda dapat memilih kalimat kompleks.
2.
Cara Mengembangkan Paragraf
Secara
umum, ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf,
yaitu pendekatan induktif (inductive
approach) dan deduktif (deductive
approach). Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan
terlebih dahulu, kemudian dibuat kesimpulannya. Sedangkan pendekatan deduktif
dimulai dari kesimpulan, kemudian diikuti alasan-alasannya.
Suatu
paragraf dapat dikembangkan dengan berbagai cara, antara lain dengan memberikan
ilustrasi atau contoh, perbandingan (persamaan dan perbedaan), pembahasan
sebab-akibat, klasifikasi, dan pembahasan pemecahan masalah. Pendekatan mana
yang akan Anda pilih, sangat tergantung pada topik, maksud pengirim pesan, dan
maksud pesannya.
a.
Ilustrasi
Untuk
mengembangkan suatu paragraf, dapat digunakan ilustrasi atau contoh yang
memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemeberian contoh yang
relevan dari topik bahasan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah
dipahami oleh penerima pesan. Contoh dalam penyampaian pesan tersebut bisa
diambil dari lingkungan yang dekat dengan kehidupan penerima pesan. Hal itu
supaya mereka lebih mudah mencernanya. Misalnya, membahas teknologi komunikasi
yang mengalami perkembangan cukup pesat akhir-akhir ini. Anda dapat menambahkan
contoh penggunaan telepon seluler atau yang lebih dikenal dengan ponsel, dan
surat elektronik (electronic mail atau
e-mail).
b.
Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Anda
dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan, membuat persamaan dan
perbedaan terhadap suatu ide. Cara peengembangan paragraf ini memerlukan
wawasan berpikir yang luas, tentunya, akan relatif mudah dalam membuat
perbandingan baik yang berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap
suatu pokok bahasan tertentu. Misalnya topik bahasannya adalah membandingkan sistem
belanja tersebut dengan sistem belanja tradisional baik di pasar maupun di
kompleks pertokoan.
c.
Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika
mengembangkan paragraf, Anda dapat memfokuskan perhatian pada alasan-alasan
yang melatarbelakangi sesuatu. Mengapa sesuatu harus dipilih atau dilakukan?
Apa alasan yang mendasari suatu keputusan? Mengapa suatu keputusan dianggap
cacat hukum? Apa akibatnya kalau suatu keputusan harus ditunda? Masih banyak
pertanyaan lain yang dapat dikembangkan lebih lanjut. Paling tidak, pola pengembangan
paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap
pokok bahasan tertentu.
d.
Klasifikasi
Paragraf
dapat dikembangkan dengan cara melakukan klasifikasi atau pengelompokkan
ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola pengembangan paragraf
dengan cara ini akan mempermudah pemahaman baik bagi pengirim pesan maupun
penerima pesan. Selai itu, cara ini juga menjadikan topik bahsan lebih terarah.
Misalnya, topik bahasan tentang masalah internet, Anda bisa mengembangkan
paragraf ke dalam beberapa subtopik sejarah internet, pengertian internet,
kelebihan dan kelemahan internet, sistem pengamanan di internet, dan peluang
internet ke depannya.
e.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Cara
lain mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah, kemudian
disajikan pula cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraf ini
akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang
dalam mengambil keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
Satu
hal yang perlu diperhatikan, agar dampak yang diharapkan benar-benar mengena
pada penerima pesan, pusatkan ide atau gagasan tunggal (kesatuan ide) dalam
setiap paragraf agar paragraf tersebut tetap singkat. Oleh karena tidak ada
ketentuan secara pasti beberapa kalimat untuk setiap paragraf, Anda dapat
mengembangkan sendiri berbagai macam variasi, jangan terlalu singkat dan juga
jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan
ide atau gagasan yang utuh. Selain itu, paragraf harus menggunakan kata-kata
transisi yang jelas sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang
lainnya.
Materi
Bab 8: Perencanaan Laporan Bisnis
8.1 Pengertian Laporan Bisnis
Laporan
bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan
bisnis tertentu (Boovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan
laporan bisnis suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan
untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu
instansi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan
dan pemecahan masalah (Himstreet dan baty dalam Purwanto, 1997:88).
Sementara
itu, Herta A Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective
Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis (business report) tidak
memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada
seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.
Atas
dasar difinisi tersebuat dapat simpulkan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai
berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak, objektif, menyajikan
data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal maupun
internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi,
memiliki tujuan yang jelas.Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan
laporan bisnis digunakan untuk memenuhi keperluan, antara lain :
a) Untuk
memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan
operasional, laporan kegiatan personal.
b) Untuk
membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang
telah ditetapkan perusahaan. Misalnya: kebijakan penempatan posisi kerja.
c) Untuk
memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku
bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis, dampak lingkungan,
laporan ketenagakerjaan (perburuh).
d) Untuk
mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan. Misalnya laporan
perkembangan, dan laporan akhir suatu kegiatan.
e) Untuk
menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atas
masalah tertentu. Misalnya laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting,
laporan justifikasi.
f) Untuk
memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya: proposal
penjualan.
1.
Jenis –Jenis Laporan Bisnis
Laporan
bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek,
formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan
pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat
dijelaskan berikut ini :
A.
Berdasarkan Fungsinya
- Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi untuk
memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa
melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain
untuk information report adalah laporan perkembangan (progress reports),
laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan (quarterly report).
- Laporan analitikal(Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta,
menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan memberi
rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan justifikasi
(justification report).
B.
Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat
dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh. Sebagai
contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan
kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan
ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan
laporan-laporan teknik.
C.
Berdasarkan formalitasnya
- Laporan formal (long reports)
Laporan formal pada
umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah
kompleks. Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada
situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup
tiga bagian penting, yaitu
(1)Body teks:
pendahuluan, isi dan penutup;
(2) prefatory part:
sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman,
penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar
tabel; (3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar
istilah dan indeks.
- Laporan informal (short reports)
Laporan informal biasanya
hanya mencakup badan teks. Namun demikian, sejumlah laporan informal mencakup
judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.
D.
Berdasarkan Keasliannnya
-
Laporan otoritas adalah suatu laporan yang
dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain.
-
Laporan sukarela adalah suatu laporan yang
dibuat atas inisiatif sendiri.
-
Laporan swasta adalah suatu laporan yang
dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.
-
Laporan publik adalah suatu laporan yang
dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit,
atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh nagara.
E.
Berdasarkan Frekuensinya
-
Laporan berkala (periodic reports)
Laporan
dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan.
Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam,
laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi
setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.
-
Laporan khusus (special report)
Laporan
khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus)
seperti munculnya krisis dalam perusahaan.
F.
Berdasarkan Jenisnya
-
Laporan Memorandum (periodic report)
Laporan
yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan
tanggal.
-
Laporan surat (letter report)
Laporan
surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang
didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi
-
Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan
dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan
baris-baris kosong.
-
Laporan formal (formal report)
Laporan
formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal sering
juga disebut dengan laporan panjang (long report).
G.
Berdasarkan Kegiatan Proyek
Dalam
melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu
-
Laporan pendahuluan (preliminary reports).
Mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan
pelatihan pegawai.
-
Laporan perkembangan (progress reports)
mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala
-
Laporan akhir (final report) mengenai
akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.
H.
Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan
-
Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang
ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik
yang akan dibahas dalam pertemuan.
-
Resolusi (resolation) adalah laporan
singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.
-
Notulen (minutes) adalah laporan resmi
dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang
terjadi dalam pertemuan.
-
Laporan pertemuan (proceedings) adalah
suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil
pertemuan atau konferensi penting.
8.2 Bagian Pokok Dalam Laporan Bisnis
A. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan
ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
-
Pemberi Kuasa, adalah
individu/organisasi yang meminta laporan;
-
Tata-letak, menginformasikan kepada
pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
-
Masalah, biasanya diformulasikan di
awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
-
Maksud, merupakan poin penting dalam
laporan bisnis;
-
Ruang Lingkup, berhubungan dengan
luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
-
Metodologi, mengacu pada metode
pengumpulan informasi;
-
Sumber-sumber, mencakup berbagai
sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis
maupun sumber lisan;
-
Latar Belakang, jika pembaca dianggap
perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar
belakang harus disampaikan;
-
Definisi Istilah, jika kita
menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus
menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
-
Keterbatasan, adalah keterbatasan
dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk
laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau
dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan
berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan
pembaca telah mengetahuinya.
B. Isi
Laporan
Bagian
terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita
membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu,
bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis.
Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting
dan relevan.
C. Penutup
Bagian
penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan
analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena
itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman,
sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal
yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
-
Rangkuman, berisi ringkasan
pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting,
kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
-
Kesimpulan, berisi evaluasi secara
ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita
sebagai penulis;
-
Rekomendasi, menyarankan suatu
program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
-
Rencana Tindakan, merupakan
pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang
diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang
akan dilaksanakan.
8.3 Pengorganisasian isi dalam laporan
bisnis
Ada 2 (dua) cara yang
dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yaitu:
1. Cara
deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi
terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
2. Cara
induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada
terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan
rekomendasi
8.4 Penulisan laporan singkat
A. Karakteristik
Laporan Singkat
Kebanyakan
laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi
pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk
memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Laporan
singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara
lain :
1. Gaya
penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Grafik
untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul
dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format
memo atau surat.
B. Perencanaan
Laporan Singkat
Dalam
merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan,
antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen
akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.
Ada beberapa format
laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain:
1.
Preprinted
Bentuk sebelum dicetak
pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan
laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima
halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan
otoritas.
2.
Surat
Format surat dapat
digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan
kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan
dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.
3.
Memo
Format yang paling umum
untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu
organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan
subjek.
4.
Manuskrip
Laporan ini terdiri atas
beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal.
Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik
sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).
8.5 Membuat laporan bisnis yang baik
1.
Akurat
Hal pertama yang perlu
diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan
suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan
terjadinya distorsi :
A. Jelaskan
fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
B. Laporkan
semua fakta yang relevan.
C. Tempatkan
fakta yang ada dalam suatu perspektif.
D. Berikan
bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
E. Sajikan
hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
F. Jaga
bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2.
Keputusan yang Baik\
Laporan bisnis yang
dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern
organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima
hal berikut :
A. Adanya
ide pokok pada permulaan suatu laporan.
B. Melihat
fakta-fakta yang tersedia.
C. Menerima
uraian atau cerita secara menyeluruh.
D. Menggunakan
bahasa yang mudah dimengerti.
E. Mempelajari
sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih
mudah.
3.
Format, Gaya, dan Organisasi yang
Responsif
Sebelum menulis, Anda
harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip;
apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda
sendiri pertanyaan berikut.
A. Siapa
yang berinisiatif yang membuat laporan?
B. Apakah
subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
C. Kapan
suatu laporan dibuat?
D. Kemana
laporan akan dikirim?
E. Mengapa
suatu laporan dibuat?
F. Bagaimana
sikap pembaca?
Daftar
Pustaka
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga
Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Erlangga
Https://siwonpieter.wordpress.com/komunikasi-bisnis-perencanaan-laporan-bisnis/
Http://nhfauzan.blogspot.co.id/2016/05/perencanaan-laporan-bisnis.html
