Tugas 2 Kelompok 6

Materi  Bab 6 : Perencanaan pesan-pesan Bisnis

6.1   Penentuan Proses Komposisi

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat dan menentukan bentuk aransemen dan personil kelompok yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus dan mudah dicerna para penggemarnya. Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian dan revisi.

1.      Perencanaan

Dalam fase perencanaan (planning phase) dirancang hal-hal yang cukup mendasar seperti maksud atau tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Disamping itu, intonasi juga perlu diatur, apakah melemah, medatar atau meninggi. Yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai. Pada dasarnya proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu diperhatikan yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

2.      Pengorganisasian

Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata. Kalimat dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3.      Revisi

Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat maupun paragraf, perhatikan apakah kata-kata, kalimat dan paragraf tersebut telah di ekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus di telaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi atau perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

6.2   Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin menjaga nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan yang terbaik bagi organisasinya. Untuk dapat melakukan hal itu yang pertama harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang jelas dan dapat di ukur sesuai dengan tujuan organisasi, yaitu :

1.      Mengapa tujuan harus jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan mencapai tujuan yang dikehendaki. Dengan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencangkup :

a)      Keputusan untuk meneruskan pesan

Sebelum menyampaikan pesan pikirkan terlebih dahulu apakah pesan yang akan di sampaikan benar benar diperlukan atau tidak.

b)      Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens komunikator perlu mempertimbangkan motif motif mereka. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai / sejalan

c)      Keputusan untuk memutuskan isi pesan

Menetapkan tujuan akan membantu memusatkan isi pesan, bila informasi yang tidak penting dimasukkan kedalam pesan pesan yang akan disampaikan, inti pesan dan waktu pun akan terbuang percuma.

d)     Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media yang digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2.      Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu :

a.       Memberi Informasi

Tujuan pertama dalam komunuikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan bisnia kepada pihak lain. Media informasi yang akan dipilih juga sangat bergantung pada kebijakan perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan.

b.      Melakukan Persuasi

Tujuan kedua dalam komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.

c.       Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga dengan melakukan kolaborasi atau kerjasama antara seseorang dengan orang lain, cara ini dapat dengan mudah melakukan kerja sama dengan perusahaan domestik atau perusahaan asing.

3.      Cara Menguji Tujuan

Pengujian tujua dapat dilakukan dengan pertanyaan sebagai berikut :

1)      Apakah Tujuan Tersebut Realistik ?

Tujuan yang akan di sampaikan hendaknya realistik, yaitu ide ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat sesuai dengan kemampuan yang ada

2)      Apakah Waktunya Tepat ?

Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan hendaknya dipertimbangkan masalah ketetapan waktu

3)      Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat ?

Pesan yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima dari pada bila disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.

4)      Apakah Tujuanya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan ?

Tujuan penyesuaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisai secara keseluruhan.

6.3   Analisis Audience

Bila suatu komunikasi  telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka, dan apa yang mereka ketahui? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut merupakan informasi yang sangat berharga, yang akan mepengaruhi cakupan materi yang diberikan pada audiens dan cara mengatasi audiens.

1.      Cara Mengembangkan Profil Audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh dikatakan gampang-gampang susah. Gampang, jika lawan komunikasi adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah dikenal dengan baik. Akan tetapi, semuanya akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum dikenal, komunikator tidak pernah mendengar nama mereka, dan tidak pernah bertatap muka dengan mereka. Dalam kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a.       Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens

Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda dengan audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. Semakin banyak audiens, semakin beragam pula pendidikan, status,dan sikap mereka. Jumlah audiens yang besar juga mudah menimbulkan kesemrautan (kekacauan) dan sulit dikendalikan. Oleh karena itu, komunikator harus mencari sesuatu yang dapat mengikat mereka bersama-sama. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar ini.

b.      Siapa Audiensnya

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki status organisasi tinggi. Namun, bisa jadi seseorang yang posisinya rendah karena kelebihannya dalam satu atau dua bidang tertentu, memegang posisi kunci dalam materi yang disampaikan.

c.       Reaksi Audiens

Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audiens, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebut. Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.

d.      Tingkat Pemahaman Audiens

Ketiga menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik. Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalu menggurui. Kalau terkesan menggurui, audiens  cenderung merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik pada kesan yang disampaikan.

e.       Hubungan Komunikator dengan Audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik. Struktur pesan-pesan yang akan disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat menunjukan tingkat hubungan komunikator dengan audiens. Nada suara (intonasi)saat berbicara dengan orang yang sudah dikenal tentu berbeda dengan saat berbicara dengan orang yang baru dikenal.

2.      Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

Kunci Komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu :

a.       Temukan/Cari Apa yang diinginkan oleh Audiens

Untuk dapat memenuhi kebutuhan audiens akan informasi, komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segara memberikan informasi yang diminta. Jangan ditunda-tunda

b.      Antisipasi Pertanyaan yang Tidak Diungkapkan

Setelah memberikan informasi yang diinginkan, berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.

c.       Berikan Semua Informasi Yang Diperlukan

Usahakan agar semua informasi penting yang diminta oleh audiens tidak ada yang terlewatkan. Dengan kata lain, informasi-informasi penting telah tercakup dalam peran yang diberikan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens benar-benar telah sesuai dengan yang Anda kirimkan.

d.      Pastikan bahwa Informasinya Akurat

Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaklah informasi yang benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jangan memberikan informasi yang salah kepada audiens. Kalau secara tidak sengaja atau terjadi kekhilafan dalam menyampaikan informasi, komunikator harus segera mungkin membetulkannya dan mohon maaf atas kekhilafan yang dilakukan.

e.       Tekankan Ide-Ide yang paling Menarik bagi Audiens

Cobalah untuk menemukan hal penting yang sangat menarik bagi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut. Apabila hal tersebut dapat dilakukan dengan baik, bearti komunikator telah berhasil memberikan suatu kepuasan yang tidak terhingga kepada audiensnya.

3.      Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecnderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat menerima audiens dengan mudah.

Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Contoh, jika seorang pemohon pinjaman harus mengurangi jumlah pinjaman yang telah ada sebelum menambah pinjaman baru yang lebih besar, komunikator dapat menggunakan argumentasi sebab-akibat untuk menjelaskan bahwa penambahan jumlah pinjaman akan sangat berbahaya bagi kepercayaan yang telah diberikan sekarang ini.

Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens. Sebagai contoh, dalam usaha untuk menjual suatu produk, dapat ditekankan kepada calon pembeli bahwa produk tersebut dapat meningkatkan status atau gengsi pembeli dimata masyarakat. Produk-produk yang meningkatkan stastus sosial dalam masyarakat, antara lain telepon seluler (telepon genggam ), radio pager, mobil-mobil mewah, sepeda motor ber-CC tinggi, PC Multimedia (CD-ROM, radio FM, CD-Music TV, modern dalam PC), lukisan klasik, peralatan golf, dan batik motif produksi perusahaan batik ternama.

6.4   Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai  tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal selain ide pokok hanyalah merupakan ide-ide pendukung (suppoting idea). Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/ maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat kompleks, menentukan ide pokok  merupakan tugas yang tidak mudah. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus di indentifikasikan terlebih dahulu.

1.      Teknik Curah Pendapat

Untuk dapat mengindentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat (brainstorming) yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari bagian kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fak yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain.

a.      Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alas an berkomunikasi, butir utama nada, rasionalitas, dan impikasi bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan mudah.

b.      Random List

Dengan pendekatan random list, untuk dapat menemukan ide pokok anda perlu menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu dengan ide yang lain. Bagilah mereka ke dalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting dan yang tidak penting.

c.       CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet

Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberkan. Sebagai suatu contoh , penelitian menemukan bahwa merosotnya penjualan disebabkan oleh masalah kebijakan penentuan harga. Oleh karena itu, rekomendasi kepada pihak manajemen berisi anjuran untuk menurunkan harga produk.

d.      Journalistic Approach

Pendekan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), di mana (where), dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

e.       Question and Answer Chain

Barangkali pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Coba tanyakan pada diri sendiri apa pertanyaan pokok audiens anda ? Apa yang diinginkan audiens? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut. Apa petanyaan tambahan yang mungkin muncul ? Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokoknya dapat ditemukan.

2.      Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens yang hadir terdiri atas orang yang skeptis atau orang yang tidak dikenal sebelumnya. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah di mengerti dan diterima oleh audiens.

6.5   Seleksi Saluran dan Media

Peran-peran bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral), dan tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, dan karateristik dari kedua saluran komunikasi tersebuut.

1.      Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communications) adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang disajikan adalah informasi kontrovesional, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang akan disampaikan. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok), seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.

Pada umumnya, semakin sedikit sejumlah audiens, semakin baik interaksi di antara mereka. Jika komunikasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecah masalah, saluran yang dipergunakan kea rah audiens yang kecil atau sedikit seharusnya media lisan. Program yang relative informal dan tidak terstruktur memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas. Presentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konvesi penjualan, rapat para pemegang saham, presentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial penganugerahan produk-produk unggulan atau terlaris, sering kali diadakan di auditorium.

Alat bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan slide show sering kali digunakan untuk memberikan daya tarik bagi suatu presentasi. Karena tidak mudahnya mengoordinasi semua efek audiovisual, presentasi seperti ini harus direncanakan dengan sebaik-baiknya.

2.      Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (written communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Suatu format tulidsn diperlukan, jika informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi dimasa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan menyebar.

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingakat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens. Kapan sebaiknya seseorang emilih komunikasi lisan atau tertulis dapat pada tabel berikut:

Komunikasi Lisan	Komunikasi Tertulis
·         Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens. ·         Pesan anda relative sederhana dan mudah diterima. ·         Anda tidak memerlukan catatan permanen. ·         Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis. ·         Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.	·         Anda tidak memerlukan umpan balik segera. ·         Pesan anda sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati. ·         Anda memerlukan catatan permanen. ·         Anda ingin mencapai audiens yang luas. ·         Anda ingin meminimisasi dialorsi penyampaian pesan.
Media Komunikasi Lisan	Media Komunikasi Tertulis
·         Percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan. ·         Telepon dan surat suara (voice mail) ·         VOIP (Voice Over Internet Protocols) ·         Audiotape dan videotape ·         Telekonferensi dan Koforensi video	·         Surat-surat, memo, proposal ·         Email ·         Surat regular dan khusus ·         Facsimile

Materi  Bab 7 : Pengorganisasian dan Revisi pesan-pesan Bisnis

7.1  Pengorganisasian Melalui Outline

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua tahapan proses, yaitu tahap mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide serta tahap menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1.             Tahap Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide

Memutuskan apa yang perlu dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materinya lemah, tidak memiliki gaya yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, pembaca akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai. Apakah Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan setebal ratusan halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks pesan-pesan bisnis yang disampaikan, semakin penting pula tahap pertama ini.

Apabila Anda menyusun pesan-pesan bisnis yang panjang dan kompleks, maka mempersiapkan outline menjadi sangat diperlukan dan penting artinya. Mengapa demikian? Karena dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, penyusunan pesan-pesan bisnis dalam bentuk outline juga akan menuntun Anda mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif juga membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide yang ingin disampaikan. Hal itu akan membuat pembaca mengerti dan memahami pola pemikiran Anda.

Susunan outline, secara garis besar, dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu:

a.         Mulailah dengan Ide Pokok (Main Idea)

Ide pokok akan membantu Anda  menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dapat dirangkum menjadi dua hal, yaitu: apa yang Anda inginkan terhadap pembaca untuk melakukan atau memikirkannya dan apa alasan mendasar mereka untuk melakukan atau memikirnya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b.             Menentukan Ide-ide Pendukung yang Penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap berikutnya adalah menyusun ide-ide yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.  Sebagai contoh, seorang manajer pemasaran yang akan menyusun laporan penjualan tahun 2002-2004, ia perlu mempersiapkan data pendukung penjualan yang diperoleh dari berbagai kantor perwakilan atau kantor cabang yang tersebar di berbagai wilayah di tanah air untuk kurun waktu tida tahun tersebut.

c.              Memberikan Ilustrasi dengan Bukti-bukti

Tahap terakhir dalam penyusunan outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.

Ide-ide pokok, ide-ide pendukung yang penting, dan ilustrasi bukti-bukti dapat digambarkan dalam sebuah bagan berikut:

2.             Menentukan Urutan Ide-Ide dengan Perencanaan Organisasional

Setelah mendefinisikan dan mengelompokkan ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan ide-ide (pesan) dengan perencanaan organisasional. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:

a.              Pendekatan Langsung (Direct Approach)

Pendekatan langsung sering disebut dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach). Ide pokok pesan-pesan bisnis ditempatkan pada bagian pembuka atau awal, kemudiaan diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya. Pendekatan ini digunakan bila reaksi yang diekspektasikan dari si penerima pesan cenderung positif atau menyenangkan. Sebagai contoh, dalam situasi pimpinan perusahaan menyampaikan penghargaan bagi karyawan yang berprestasi, memberikan promosi jabatan, atau memberikan insentif finansial (bonus) bagi karyawan.

b.             Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach)

Pendekatan tidak langsung sering disebut dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach). Pendekatan ini kebalikan dari pendekatan langsung. Bukti-bukti pendukung disampaikan di bagian pembuka, kemudian diikuti oleh ide pokoknya. Pendekatan ini digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis yang cenderung memberikan dampak kurang menyenangkan (negatif) bagi penerima pesan. Sebagai contoh, surat penolakan pengajuan kredit, surat pemutusan hubungan kerja (PHK), surat pemberian sanksi kerja, atau surat penolakan kerja.

Kedua pendekatan organisasional tersebut dapat diterapkan unutk menyampaikan pesan-pesan bisnis singkat (memo dan surat) dan pesan-pesan formal yang panjang (laporan, proposal atau usulan, dan presentasi). Dalam memutuskan pendekatan organisasional mana yang akan dipakai, Anda harus menganalisis reaksi penerima pesan terhadap maksud dan tujuan dari pesan-pesan yang Anda sampaikan.

Secara umum, pendekatan langsung lebih baik digunakan jika sekiranya penerima pesan mempunyai hasrat, tertarik, senang atau netral terhadap pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Jika ada kemungkinan mereka menolak pesan-pesan bisnis yang Anda sampaikan, tidak senang, tidak tertarik, atau acuh tak acuh, lebih baik menggunakan pendekatan tidak langsung.

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi penerima pesan dan memilih satu pendekatan umum, Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok. Rencana organisasional itu sebagai berikut:

a)             Direct Request

Pada dasarnya, penulisan direct request (permintaan langsung) merupakan suatu bentuk permintaan atau permohonan yang memerlukan penanganan segera kepada pihak lain. Penulisan direct request dapat berbentuk surat atau memo. Sebagai contoh, jika seseorang tertarik untuk mengetahui suatu produk baru dengan lebih detail, seperti karakteristik produk, harga, cara pembayaran, manfaat, cara menggunakan, dan cara memelihara, maka orang tersebut dapat membuat surat permintaan langsung. Dengan kata lain, apabila seseorang tertarik atau memiliki keinginan yang sangat kuat untuk mengetahui informasi tertentu, maka ia dapat menggunakan permintaan langsung (direct request). Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena penyampaiannya langsung pada ide yang dituju.

b)             Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

Dalam dunia bisnis, pesan-pesan bisnis yang rutin mencakup semua bentuk kegiatan tulis-menulis yang biasa dilakukan sehari-hari, misalnya mempersiapkan surat pengantar pengiriman produk, surat penawaran produk baru, surat pembelian bahan baku, dan surat tugas karyawan. Sementara itu, pesan-pesan bisnis yang dampaknya dapat menyenangkan pihak lain disebut dengan good news (berita yang menyenangkan). Sebagai contoh, pengumuman promosi jabatan, pemberian insentif, bonus gaji, dan perolehan penghargaan atau pengakuan standardisasi produk secara nasional. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan pendekatan langsung.

c)             Pesan-pesan Bad News

Pesan-pesan bisnis tertulis yang memberikan kesan negatif atau mengecewakan pihak lain sering disebut sebagai bad news (berita tidak menyenangkan). Yang termasuk bad news, antara lain berita penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, pemutusan hubungan kerja, dan penurunan pangkat atau jabatan.

Pendekatan yang digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis yang tidak menyenangkan adalah pendekatan tidak langsung. Diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, lalu diikuti dengan alasan-alasan mengapa bad news muncul. Selanjutnya, pada bagian pertengahan, dinyatakan secara tegas dan jelas tentang pernyataan bad news tersebut.

d)            Pesan-pesan Persuasi

Bila kemungkinan pembaca tidak tertarik terhadap pesan-pesan bisnis yang disampaikan, pesan-pesan persuai (persuasive messages) dapat digunakan. Dengan demikian, pendekatan yang digunakan adalah pendekatan tidak langsung. Berbagai kegiatan yang menggunakan pendekatan tidak langsung, antara lain kegiatan menawarkan prdoduk baru, melakukan penagihan pinjaman, dan melakukan negosiasi.

Secara umum, pesan-pesan bisnis singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana organisasional tersebut. Tetapi, untuk pesan-pesan bisnis yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks dalam menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tersebut dapat dibedakan dalam dua kelompok, yaitu informasional dan analitikal.

Untuk jenis laporan dan presentasi dapat menggunakan pola yang paling mudah yaitu informasional yang hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Yang termasuk kategori informasional, antara lain instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan. Pesan-pesan informasional yang panjang jelas memiliki ide pokok (main idea) yang selanjutnya dikembangkan dalam ide-ide pendukung yang disusun secara kronologis, geografis, atau tingkat pentingnya.

Presentasi analitikal (secara analitis) didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu. Dengan demikian, pola ini jauh lebih sulit. Jika tujuan Anda adalah melakukan kolaborasi dengan penerima pesan dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, Anda harus memilih rencana organisasional yang memberikan argumen logis.

Empat Rencana Organi sasional untuk Pesan – Pesan Singkat

7.2  Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata yang digunakan untuk mencurahkan ide atau pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat dapat dengan mudah dimengerti, Anda harus memilih kata-kata yang tepat dengan sebaik-baiknya

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, peranan kata penting artinya. Penggunaan kata-kata yang tidak tepat dapat membuang-buang waktu, dan penyampaian waktu dan tujuan pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut:

1.             Memilih Kata-kata yang Familiar

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, kata-kata yang umum, kata-kata yang lazim digunakan, sehingga mudah dipahami oleh penerima pesan. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang hanya membuat bingung penerima pesan. Oleh karena itu, diperlukan suatu analisis yang berkaitan dengan latar belakang pendidikan, budaya, dan pengalaman penerima pesan. Pemahaman yang baik terhadap latar belakang mereka akan memberikan pengaruh yang baik dalam proses penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada akhirnya, dengan pemahaman yang baik atas latar belakang penerima pesan, diharapkan penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat mudah dipahami dengan baik.

2.             Memilih Kata-kata yang Singkat

Selain memilih kata-kata yang sudah dikenal, Anda juga perlu menggunakan kata-kata yang singkat dan tepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata semacam itu, selain efisien juga mudah dipahami oleh pembaca. Meskipun pemilihan kata yang singkat dan tepat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. Misalnya, penggunaan kata sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda hendaknya juga digunakan secara tepat sesuai dengan pangkat dan kedudukan penerima pesan tersebut. Sebagai contoh, seseorang mengirimkan surat kepada orang yang lebih tua, maka sebaiknya menggunakan kata sapaan Bapak atau Ibu, dan hindari penggunaan kata Anda. Pemilihan dan penggunaan kata yang tepat dalam korespondensi bisnis merupakan salah satu bentuk dari kearifan dan kedewasaan berpikir seseorang.

3.             Memilih Kata-kata yang Bermakna Tunggal

Kata-kata yang memiliki makna lebih dari satu sebaiknya dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut dapat mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibatnya, ada kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis. Untuk menghindari penafsiran yang bermacam-macam itu, sebisa mungkin gunakan kata yang memiliki makna yang jelas dan tegas. Selain itu, perlu juga melihat bagaimana kata tersebut digunakan dalam konteks bahasan tertentu dan budaya disuatu wilayah tertentu. Ingat, ada kalanya kata tertentu di suatu wilayah bermkana positif (baik), namun di wilayah lain bermakna negatif (kurang baik atau tidak sopan).

7.3  Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat merupakan sarana untuk menyampaikan pesan-pesan (bisnis) kepada orang lain. Kalimat dapat ditujukan untuk memanggil, memarahi, menasihati, menyuruh, memperingatkan seseorang, mengemukakan pendapat, atau mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang disampaikan dapat dengan mudah dimengerti, kalimat harus disusun secara efektif.

Apa yang dimaksud kalimat efektif (effective sentence)? Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun agar memiliki daya informasi yang tepat dan baik.

Dalam menyusun suatu kalimat, perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Setiap kalimat, paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Setiap subjek dalam suatu kalimat akan menjawab pertanyaan “siapa” atau “apa” yang melakukan “kata kerja (predikat)”. Subjek merupakan topik suatu bahasan dan biasanya berupa kata benda.

Bagaimana subjek suatu kalimat dapat dikenali? Untuk dapat mengenali subjek suatu kalimat, jawablah pertanyaan “siapa” atau “apa” yang dibicarakan oleh predikat. Sebagai contoh sederhana adalah sebagai berikut:

·                Johni Mathis melakukan tur musik ke beberapa kota besar di Amerika Serikat

·                Pada tanggal 26 Desember 2004, daerah Nangroe Aceh Darussalam (NAD) dan Sumatera Utara dilanda gempa bumi tektonik berkekuatan 6,9 skala Richter.

Siapa yang melakukan tur musik ke beberapa kota besar di Amerika Serikat? Apa yang melanda Nangroe Aceh Darussalam dan Sumatera Utara? Jawaban atas kedua pertanyaan tersebut merupakan sebuah kalimat. Jadi , Johni Mathis dan gempa bumi adalah subjek kalimat di atas.

Predikat, biasanya kata kerja , berkaitan erat dengan subjeknya. Predikat menjelaskan apa yang dilakukan subjek. Bagaimana Anda dapat mengenali predikat? Anda dapat mengenali predikat dengan cara menempatkan pertanyaan “melakukan apa” setelah subjek.

·                Freddy Purnomo membeli pasta gigi di Toko Pojok.

·                Seorang polisi menanhgkap pencuri kambing.

Freddy Purnomo melakukan kegiatan apa? Seorang polisis melakukan kegiatan apa? Jawaban atas kedua pertanyaan itu merupakan predikat dalam kalimat tersebut. Kedua kata tersebut, membeli dan menangkap, adalah kata kerja, yaitu suatu kata yang melakukan tindakan (action).

Selain subjek dan predikat , suatu kalimat dapat dilengkapi dengan pelengkap (complements) yang akan memperjelas arti kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap, antara lain objek langsung, Anda dapat menempatkan pertanyaan “siapa” atau “apa” setelah kata kerja. Contohnya adalah sebagai berikut:

·                Jama Mirdad menerima piala Citra

·                Sumaryono terpilih sebagai ketua Karang Taruna

Jamal Mirdad menerima apa? Sumaryono terpilih sebagai apa? Jawaban terhadap kedua pertanyaan tersebut, merupakan objek langsung.

Bagaimana dengan objek tidak langsung? Objek tidak langsung adalah kata benda yang menjelaskan “untuk siapa” atau “apa” kegiatan yang dilakukan oleh kata kerja. Contohnya adalah sebagai berikut:

·                Ia menulis surat untuk Johny.

·                Majikan memberi bingkisan kepada karyawan.

Ia menulis surat untuk siapa? Majikan memberi bingkisan kepada siapa? Jawaban terhadap kedua pertanyaan tersebut merupakan objek tidak langsung.

Untuk membuat kalimat yang efektif, perlu dipahami pengelompokkan kalimat dan cara mengembangkan paragraf. Berikut ini disajikan penjelasan lebih rinci tentang pengelompokkan kalimat dan pengembangan suatu paragraf.

1.             Tiga Jenis Kalimat

a.              Kalimat Sederhana

Kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun, tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek, baik langsung maupun tidak langsung.

Contoh:

·                Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di toko buku Berkah kemarin.

·                Andi mengirim pesanan buku ke konsumen.

b.             Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih khusus bebas (independent) dan tidak mempunyai klausa terikat (dependen). Klausa bebas merupakan anak kalimat yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa terikat adalah anak kalimat yang tidak dapat  berdiri sendiri karena tidak memiliki pengertian yang utuh. Klausa-klausa dalam kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung, seperti dan, tetapi, atau.

Contoh:

·                Adik membeli kertas dan kakak membeli baju.

·                Omzet penjualan buku meningkat 10 persen, tetapi keuntungan perusahaan menurun 15 persen.

c.              Kalimat Kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa bebas (independent) dan satu atau lebih klausa terikat (dependent).

Contoh:

·                Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.

·                Karena tuntutan kenaikan gaji tidak dihiraukan oleh majikan, karyawan melakukan unjuk ke gedung DPR.

Dalam penyusunan suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat yang paling cocok dengan ide yang anda miliki. Jika Anda mempunyai dua buah ide yang memiliki tingkat kepentingan yang sama, Anda dapat memilih kalimat majemukatau penggabungan kedua kalimat sederhana. Namun, jika salah satu ide memilki tingkat kepentingan yang lebih rendah ketimbang yang lain, Anda dapat memilih kalimat kompleks.

2.             Cara Mengembangkan Paragraf

Secara umum, ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu pendekatan induktif (inductive approach) dan deduktif (deductive approach). Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan terlebih dahulu, kemudian dibuat kesimpulannya. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan, kemudian diikuti alasan-alasannya.

Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan berbagai cara, antara lain dengan memberikan ilustrasi atau contoh, perbandingan (persamaan dan perbedaan), pembahasan sebab-akibat, klasifikasi, dan pembahasan pemecahan masalah. Pendekatan mana yang akan Anda pilih, sangat tergantung pada topik, maksud pengirim pesan, dan maksud pesannya.

a.              Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf, dapat digunakan ilustrasi atau contoh yang memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemeberian contoh yang relevan dari topik bahasan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh penerima pesan. Contoh dalam penyampaian pesan tersebut bisa diambil dari lingkungan yang dekat dengan kehidupan penerima pesan. Hal itu supaya mereka lebih mudah mencernanya. Misalnya, membahas teknologi komunikasi yang mengalami perkembangan cukup pesat akhir-akhir ini. Anda dapat menambahkan contoh penggunaan telepon seluler atau yang lebih dikenal dengan ponsel, dan surat elektronik (electronic mail atau e-mail).

b.             Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan, membuat persamaan dan perbedaan terhadap suatu ide. Cara peengembangan paragraf ini memerlukan wawasan berpikir yang luas, tentunya, akan relatif mudah dalam membuat perbandingan baik yang berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok bahasan tertentu. Misalnya topik bahasannya adalah membandingkan sistem belanja tersebut dengan sistem belanja tradisional baik di pasar maupun di kompleks pertokoan.

c.              Pembahasan Sebab-Akibat

Ketika mengembangkan paragraf, Anda dapat memfokuskan perhatian pada alasan-alasan yang melatarbelakangi sesuatu. Mengapa sesuatu harus dipilih atau dilakukan? Apa alasan yang mendasari suatu keputusan? Mengapa suatu keputusan dianggap cacat hukum? Apa akibatnya kalau suatu keputusan harus ditunda? Masih banyak pertanyaan lain yang dapat dikembangkan lebih lanjut. Paling tidak, pola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap pokok bahasan tertentu.

d.             Klasifikasi

Paragraf dapat dikembangkan dengan cara melakukan klasifikasi atau pengelompokkan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola pengembangan paragraf dengan cara ini akan mempermudah pemahaman baik bagi pengirim pesan maupun penerima pesan. Selai itu, cara ini juga menjadikan topik bahsan lebih terarah. Misalnya, topik bahasan tentang masalah internet, Anda bisa mengembangkan paragraf ke dalam beberapa subtopik sejarah internet, pengertian internet, kelebihan dan kelemahan internet, sistem pengamanan di internet, dan peluang internet ke depannya.

e.              Pembahasan Pemecahan Masalah

Cara lain mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah, kemudian disajikan pula cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraf ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam mengambil keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.

Satu hal yang perlu diperhatikan, agar dampak yang diharapkan benar-benar mengena pada penerima pesan, pusatkan ide atau gagasan tunggal (kesatuan ide) dalam setiap paragraf agar paragraf tersebut tetap singkat. Oleh karena tidak ada ketentuan secara pasti beberapa kalimat untuk setiap paragraf, Anda dapat mengembangkan sendiri berbagai macam variasi, jangan terlalu singkat dan juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh. Selain itu, paragraf harus menggunakan kata-kata transisi yang jelas sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya.

Materi Bab 8: Perencanaan Laporan Bisnis

8.1  Pengertian Laporan Bisnis

Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu (Boovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu instansi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah (Himstreet dan baty dalam Purwanto, 1997:88).

Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis (business report) tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.

Atas dasar difinisi tersebuat dapat simpulkan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak, objektif, menyajikan data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal maupun internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi, memiliki tujuan yang jelas.Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi keperluan, antara lain :

a)      Untuk memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan operasional, laporan kegiatan personal.

b)      Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya: kebijakan penempatan posisi kerja.

c)      Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis, dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuh).

d)     Untuk mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan. Misalnya laporan perkembangan, dan laporan akhir suatu kegiatan.

e)      Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atas masalah tertentu. Misalnya laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, laporan justifikasi.

f)       Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya: proposal penjualan.

1.      Jenis –Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek, formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini :

A.    Berdasarkan Fungsinya

-           Laporan informasi (Information Report)

Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan (quarterly report).

-           Laporan analitikal(Analitycal Report)

Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification report).

B.     Berdasarkan Subjeknya

Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan laporan-laporan teknik.

C.     Berdasarkan formalitasnya 

-           Laporan formal (long reports)

Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu

(1)Body teks: pendahuluan, isi dan penutup;

(2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.

-           Laporan informal (short reports)

Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian, sejumlah laporan informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.

D.    Berdasarkan Keasliannnya

-          Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain.

-          Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.

-          Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.

-          Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh nagara.

E.     Berdasarkan Frekuensinya

-          Laporan berkala (periodic reports)

Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.

-          Laporan khusus (special report)

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.

F.      Berdasarkan Jenisnya

-          Laporan Memorandum (periodic report)

Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.

-          Laporan surat (letter report)

Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi

-          Laporan dalam bentuk cetakan

Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan baris-baris kosong.

-          Laporan formal (formal report)

Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long report).

G.    Berdasarkan Kegiatan Proyek

Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu

-          Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.

-          Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala

-          Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.

H.    Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan

-          Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.

-          Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.

-          Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.

-          Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

8.2  Bagian Pokok Dalam Laporan Bisnis

A.    Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

-          Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;

-          Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;

-          Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;

-          Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;

-          Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;

-          Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;

-          Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;

-          Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;

-          Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

-          Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

B.     Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

C.     Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

-          Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

-          Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

-          Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

-          Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

8.3  Pengorganisasian isi dalam laporan bisnis

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yaitu:

1.      Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.

2.      Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi

8.4  Penulisan laporan singkat

A.    Karakteristik Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain : 

 1.      Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

2.      Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

3.      Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

4.      Format memo atau surat.

B.     Perencanaan Laporan Singkat

Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.

Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain:

1.            Preprinted

Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.

2.            Surat

Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

3.            Memo

Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.

4.            Manuskrip

Laporan ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

8.5  Membuat laporan bisnis yang baik

1.      Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

A.       Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

B.      Laporkan semua fakta yang relevan.

C.       Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

D.      Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.

E.       Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.

F.       Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2.      Keputusan yang Baik\

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

A.       Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

B.      Melihat fakta-fakta yang tersedia.

C.       Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

D.      Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

E.       Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3.      Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif 

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

A.       Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?

B.      Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?

C.       Kapan suatu laporan dibuat?

D.      Kemana laporan akan dikirim?

E.       Mengapa suatu laporan dibuat?

F.       Bagaimana sikap pembaca?

Daftar Pustaka

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga

Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Erlangga

Http://mabatugas.blogspot.co.id/2016/04/perencanaan-dan-penulisan-laporan-bisnis.html

Https://siwonpieter.wordpress.com/komunikasi-bisnis-perencanaan-laporan-bisnis/

Http://kunangsenja.blogspot.co.id/2010/05/penulisan-laporan-singkat.html

Http://nhfauzan.blogspot.co.id/2016/05/perencanaan-laporan-bisnis.html