BAB I
RINGKASAN
Seiring berjalannya waktu teknologi informasi di Indonesia
juga semakin
berkembang.Para pengguna informasi semakin
mudah memperoleh informasi
sesuai dengan
kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan
perkembangan
sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana
informasi
yang memadai.
Teknologi sangat mendukung
segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang, salah
satunya adalah di bidang
Perkantoran yang akan saya bahas dalam paper saya kali ini. Dalam suatu Perkantoran
dimanapun selalu bersangkutan dengan aktifitas
informasi, baik dari segi
data yang masuk kemudian dilanjutkan pada pemrosesan
data informasi hingga
penginformasian data yang telah diolah. Manajemen
perkantoran adalah
rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan, mengawasi, dan
mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap
suatu hal berjalan tertib.
Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen
perkantoran dikerjakan
dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran,
diantaranya adalah
perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan
kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor
virtual, organisasi virtual,dan lain-lain.
Sistem
informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern
dalam
menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi
dalam
kegiatan perkantoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data
transaksi
tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan.Sistem
tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan
sumber
daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas
perkantoran.
Salah
satu perkembangan dalam bidang informasi perkantoran adalah
dengan
banyaknya sistem kerja kantor yang menggunakan teknologi pemrosesan
data
ataupun sistem jaringan untuk publikasi informasi dari perusahaan tersebut.
Seluruh
perusahaan pasti menggunakan teknologi terutama teknologi computer.
Komputer
merupakan komponen/unsur penting dalam kelancaran kegiatan suatu
perusahaan.
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi maka itu sangat memudahkan
semua kegiatan perusahaan.
BAB II
PEMBAHASAN
Ø PENGERTIAN
TEKNOLOGI INFORMASI
Pengertian
teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan,
pemprosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka,
huruf,
gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi
antara
perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Kantor
adalah tempat dan proses penanganan informasi. Pekerjaan kantor adalah
semua
kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan
dengan bidang
tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan.
Secara
garis besar Pengertian teknologi Informasi adalah: “perolehan, pemprosesan
penyimpanan
dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar,
maupun
suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan
kombinasi antara
perhitungan
(computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Ada tiga
komponen utama teknologi informasi, yaitu :
1.
Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk
membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2.
Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan
dan produksi dari
peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil,
terdiri atas
komponen-komponen
yang rumit.
3.
Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui
kabel atau gelombang radio.
Ø PERAN
TEKNOLOGI INFORMASI
Kemajuan teknologi
informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan
kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat.
Pekerjaan-pekerjaan
yang menggunakan teknologi informasi :
1.
Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan
diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word
processor, maka
dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian
surat-surat
dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga
jenis dasar word processor :
·
Word-processor yang
berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor
independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks,
terdiri atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
·
Beberapa word processor digunakan
secara bergabung sebagai suatu
sistem,
terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya
yang dihubungkan
dengan komputer
sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan,
penyimpanan
dan pencetakan.
·
Beberapa micro computer dengan
tujuan umum di mana digunakan
program
pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat
beberapa keuntungan dan kerugian dari penggunaan word-processor :
Ø KEUNTUNGAN
·
Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen,
laporan atau surat, dan
sebagainya.
·
Menambah kepuasan kerja
·
Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
·
Menghemat tenaga
·
Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
·
Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
·
Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer
lainnya.
Ø KERUGIAN
·
Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun
prosedur kerja yang ada
·
Memerlukan pelatihan yang memadai
·
Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak
di muka layar
·
Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan
kesekretariatan.
2.
Komunikasi Perkantoran
Komunikasi
merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam
organisasi
untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi
modern,
alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih
yang kita
kenal dengan telekomunikasi (telecommunication)
berasal dari kata tele
artinya
pemindahan jarak jauh dan communication yang
berarti hubungan.
Dengan
kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan
dipercepat.
Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan
sandi-sandi
seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi
dapat dikirim
dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.
3.
Pengiriman Surat
Pengiriman
surat, terutama pengiriman surat jarak jauh saat ini dilakukan
dengan pesawat
elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic
Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah
transmisi informasi dari satu tempat
ke tempat
lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik
penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Yang
termasuk
ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar
komputer.
4. Pengarsipan
/Filing
Komputer
mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan
mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa
tumpukan kertas dan
disimpan
di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk.
Sehingga
penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan
pemeliharaan
yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip
dalam
bentuk kertas.
Ø APLIKASI
KOMPUTER DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN
·
Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan
alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak
tugas-tugas
yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen
yang akan diketik atau
dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
·
Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan
jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
meyimpan
dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer
dan alat
penyimpanan.
contoh:
yahoo mail, google mail , dll.
·
Voice Mail.
Memerlukan
komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk
digital
dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
·
Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan
jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender
pertemuan
manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan
pertemuan-pertemuan,
membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan
menggunakan
terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi
manajer
tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
·
Konfrensi Audio
Penggunaan
peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara
orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi.
Conference
call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang
masih digunakan.
·
Konfrensi Video
Penggunaan
peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang
tersebar
secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan
video.
·
Konfrensi Komputer
Penggunaan
jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah
masalah
bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
·
Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan
peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi
dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi
pada
pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim
pemecah
masalah secara mudah dan cepat.
·
Videotex
Penggunaan
komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang
tersimpan.
·
Desktop Publishing
Penggunaan
komputer untuk menyiapkan output tercetak
yang kualitasnya sangat
baik.Tampilan
layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh
printer
laser
.
Ø MANFAAT
TEKNOLOGI INFORMASI BERBASIS INTERNET BAGI
PERKANTORAN
Pada
umumnya Internet digunakan untuk bisa terhubung dengan jaringan
komputer di seluruh dunia
dan sebagai media komunikasi. Internet
mempunyai
banyak kegunaan yang
menguntungkan dalam berbagai bidang (bisnis, akademis,
pemerintahan, organisasi,
dsb) antara lain:
1.
Informasi yang didapatkan lebih cepat dan murah dengan
menggunakan
berbagai
aplikasi antara lain : email, NewsGroup, www, FTP. Dll
2.
Mengurangi biaya kertas dan biaya distribusi, contoh :
koran, majalah dan
brosur
3.
Sebagai media promosi, contoh : pengenalan dan
pemesanan produk.
4.
Komunikasi interaktif, meliputi : email, dukungan
pelanggan dengan www,
video,conferencing,
internet relay chat, internet phone.
5.
Sebagai alat untuk research dan development.
6.
Pertukaran data
Ø PENGARUH
TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERKANTORAN
Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap
Perkantoran ada beberapa hal yang
harus dipertimbangkan :
1.
Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
·
Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan
persoalan-persoalan
seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang
digunakan, serta kehilanga
kepuasan kerja.
·
Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
·
Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung
diambil alih oleh mesin.
·
Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
·
Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
2.
Implikasi terhadap karyawan kantor
a.
Keuntungan terhadap karyawan kantor
·
Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
·
Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke
mesin- mesin.
·
Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan
informasi.
·
Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki
kesalahan-kesalahan.
·
Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan
peralatan elektronik,
programmer dan
rekayasa software .
·
Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap
minggu.
·
Lebih sedikit pekerjaan
b.
Kerugian terhadap karyawan kantor
·
Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
·
Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti
layar,printer , dan
sebagainya.
·
Kehilangan kontak personal, karena penyampaian
informasi dilakukan oleh mesin
·
Implikasi terhadap pemberi kerja.
·
Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke
sistem elektronik.
·
Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada
tahap penerapan.
·
Tidak seluruh software yang
tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Ø OTOMATISASI
KANTOR
Otomatisasi
Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat
elektronik
untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan
dengan
komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk
meningkatkan produktivitas.
Otomatisasi
Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi
tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi
meningkatkan
produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika
IBM menciptakan istilah word processing untuk
menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964,
ketika IBM memasarkan mesin
yang disebut Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang
dapat
mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Para
pengguna OA :
·
Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola
sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
·
Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang
membedakan mereka
dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
·
Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk
melaksanakan berbagai tugas
seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan
mengatur jadwal
pertemuan.
·
Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk
sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, dll.
Tujuan
otomatisasi kantor adalah:
1.
Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga
kerja, material, waktu
dan mesin atau alat-alat kerja.
2.
Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3.
Meningkatkan produksi.
Faktor-faktor
yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Jenis
Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan
pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi video dan
memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber
daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh
sumber daya OA yang
tersedia dalam perusahaan.
BAB III
PENUTUP
1.
KESIMPULAN
Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi meningkatkan produktivitas
kerja pegawai dan
memudahkan perusahaan dalam menjalankan seluruh kegiatan
perkantorannya.
Peran komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu
meningkatkan
produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan kemudahan yang
tinggi. Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan ringkasan Sistem
Informasi Manajemen
kini banyak diterapkan di kantor-kantor pemerintah maupun
swasta dengan sistem
database yang kompleks dan terintegrasi sehingga
peningkatatan
produktivitas kerja pegawai meningkat sangat signifikan. Biasanya
setiap perusahaan mempunyai suatu aplikasi pemograman khusus perusahaan
itu
sendiri.
2.
SARAN
Saran saya adalah semua perusahaan harus menggunakan
teknologi yang ada
untuk
memudahkan aktivitas dalam manajemen perkantorannya. Kemajuan
teknologi
informasi saat ini sangat memberikan efek positif dalam kegiatan manusia.
DAFTAR PUSTAKA
